LibreOffice Base – darmowy program do tworzenia baz danych

LibreOffice Base to program do tworzenia i obsługi baz danych należący do bezpłatnego pakietu biurowego LibreOffice. Umożliwia między innymi tworzenie tabel, formularzy, zapytań i raportów oraz organizowanie większych zbiorów informacji w uporządkowanej formie.

Base może być interesującą propozycją dla użytkowników, którzy potrzebują czegoś więcej niż zwykły arkusz kalkulacyjny, ale nie chcą od razu korzystać z rozbudowanych systemów bazodanowych.

Program jest dostępny w środowisku LibreOffice i może być używany między innymi w systemach Linux, Windows i macOS.

Co to jest LibreOffice Base?

LibreOffice Base jest aplikacją przeznaczoną do pracy z relacyjnymi bazami danych.

W bazie informacje nie muszą znajdować się w jednej ogromnej tabeli. Możemy podzielić je na kilka powiązanych ze sobą tabel, a następnie wyszukiwać, łączyć i prezentować dane w zależności od potrzeb.

Przykładowa baza niewielkiej firmy może zawierać osobne tabele:

• Klienci,
• Produkty,
• Zamówienia,
• Pozycje zamówień,
• Dostawcy.

Tabele mogą być ze sobą powiązane. Dzięki temu nie trzeba wielokrotnie wpisywać tych samych informacji.

Do czego służy LibreOffice Base?

Base można wykorzystać wszędzie tam, gdzie potrzebujemy przechowywać i przetwarzać uporządkowane informacje.

Może służyć przykładowo do prowadzenia:

• bazy klientów,
• katalogu produktów,
• rejestru sprzętu,
• ewidencji książek,
• listy zamówień,
• katalogu dokumentów,
• bazy kontaktów,
• prostych rejestrów firmowych,
• własnych kolekcji.

W praktyce możliwości programu są znacznie większe, ponieważ Base może również współpracować z zewnętrznymi systemami bazodanowymi.

LibreOffice Base a arkusz Calc

Na pierwszy rzut oka baza danych może przypominać arkusz kalkulacyjny. W obu przypadkach dane mogą być przedstawione w postaci wierszy i kolumn.

Sposób ich organizowania jest jednak inny.

LibreOffice Calc jest przede wszystkim arkuszem kalkulacyjnym. Świetnie nadaje się do obliczeń, zestawień, analiz, tabel i wykresów.

LibreOffice Base służy natomiast do organizowania danych oraz tworzenia zależności pomiędzy różnymi zestawami informacji.

Przykładowo w Calc możemy przygotować listę 100 klientów.

W Base możemy utworzyć tabelę klientów, drugą tabelę zamówień i następnie powiązać każde zamówienie z odpowiednim klientem.

Nie musimy wtedy w każdym zamówieniu ponownie wpisywać pełnych danych klienta.

Kiedy Calc, a kiedy Base?

Jeżeli potrzebujemy prostego zestawienia, wykonujemy obliczenia albo analizujemy dane, Calc będzie zazwyczaj łatwiejszym rozwiązaniem.

Jeżeli natomiast informacje zaczynają się powtarzać, chcemy tworzyć zależności pomiędzy danymi albo korzystać z formularzy, zapytań i raportów, warto zainteresować się Base.

Najważniejsze elementy LibreOffice Base

Pracę z Base można podzielić na cztery podstawowe obszary:

Tabele → Kwerendy → Formularze → Raporty

Zrozumienie ich przeznaczenia znacznie ułatwia rozpoczęcie pracy z programem.

Tabele w LibreOffice Base

Tabela jest podstawowym miejscem przechowywania danych.

Możemy przykładowo utworzyć tabelę Klienci zawierającą pola:

Pole	Przykładowa zawartość
ID	1
Imię	Jan
Nazwisko	Kowalski
Miasto	Warszawa
Telefon	600 000 000
E-mail	jan@example.pl

Każdy wiersz reprezentuje jeden rekord – w tym przypadku jednego klienta.

Kolumny odpowiadają natomiast poszczególnym właściwościom przechowywanych danych.

Podczas projektowania tabel określamy również typ danych. Inaczej przechowywany będzie tekst, inaczej liczba, data czy wartość logiczna.

Klucz podstawowy

Jednym z ważniejszych pojęć podczas poznawania baz danych jest klucz podstawowy.

Jest to pole, które jednoznacznie identyfikuje rekord.

W tabeli klientów może to być:

ID_Klienta

Każdy klient otrzymuje własny, niepowtarzalny identyfikator.

Dzięki temu baza może jednoznacznie wskazać konkretną osobę nawet wtedy, gdy w tabeli znajduje się dwóch klientów o takim samym imieniu i nazwisku.

Relacje pomiędzy tabelami

Jedną z największych różnic pomiędzy arkuszem a relacyjną bazą danych jest możliwość tworzenia relacji.

Załóżmy, że mamy dwie tabele:

Klienci

oraz

Zamówienia

Każdy klient posiada własny identyfikator. W tabeli zamówień możemy zapisać identyfikator klienta, który złożył konkretne zamówienie.

Powstaje zależność:

Klient → Zamówienia

Jeden klient może mieć wiele zamówień.

Takie rozwiązanie pozwala ograniczyć powtarzanie informacji i znacznie lepiej organizować większe zbiory danych.

Kwerendy w LibreOffice Base

Kwerenda pozwala pobierać z bazy tylko te informacje, których aktualnie potrzebujemy.

Możemy na przykład wyszukać:

• klientów z Warszawy,
• produkty kosztujące więcej niż 100 zł,
• zamówienia z konkretnego miesiąca,
• klientów, którzy dokonali zakupu,
• produkty należące do wybranej kategorii.

Zamiast przeglądać całą bazę, definiujemy warunki, które powinny spełniać interesujące nas rekordy.

Base pozwala tworzyć zapytania za pomocą narzędzi graficznych, a bardziej zaawansowani użytkownicy mogą również korzystać z języka SQL.

Formularze

Wprowadzanie informacji bezpośrednio do tabeli nie zawsze jest wygodne.

Dlatego Base umożliwia tworzenie formularzy.

Formularz może zawierać przykładowo pola:

Imię:
Nazwisko:
Adres:
Telefon:
E-mail:

Użytkownik uzupełnia formularz, a informacje zostają zapisane w odpowiedniej tabeli.

Formularze mogą znacznie ułatwić pracę osobom, które korzystają z przygotowanej bazy, ale nie muszą znać jej wewnętrznej struktury.

Raporty

Kolejnym elementem Base są raporty.

Pozwalają przygotować dane w uporządkowanej formie przeznaczonej do prezentacji lub wydruku.

Możemy na przykład stworzyć:

• zestawienie klientów,
• raport sprzedaży,
• katalog produktów,
• zestawienie zamówień,
• raport według kategorii.

Raport może pobierać informacje bezpośrednio z tabel albo z przygotowanej wcześniej kwerendy.

Kreatory w LibreOffice Base

Dla początkujących użytkowników przydatne są dostępne w programie kreatory.

Prowadzą użytkownika przez kolejne etapy tworzenia wybranych elementów bazy.

Kreatory mogą pomagać między innymi podczas przygotowywania formularzy czy raportów.

Nie zastępują poznania podstaw baz danych, ale mogą znacznie ułatwić pierwsze eksperymenty z Base.

LibreOffice Base i SQL

Wraz ze wzrostem doświadczenia można zacząć korzystać bezpośrednio z SQL – Structured Query Language.

Jest to język służący do pracy z relacyjnymi bazami danych.

Proste zapytanie może wyglądać przykładowo tak:

SELECT *
FROM Klienci
WHERE Miasto = 'Warszawa';

Polecenie wyszukuje rekordy z tabeli Klienci, dla których pole Miasto ma wartość Warszawa.

Nie trzeba jednak znać SQL, aby rozpocząć naukę LibreOffice Base. Podstawowe operacje można wykonywać przy użyciu interfejsu graficznego.

Z jakimi bazami danych może współpracować Base?

Base nie należy traktować wyłącznie jako programu przechowującego własną niewielką bazę.

Może pełnić również rolę graficznego interfejsu do zewnętrznych źródeł danych.

W zależności od konfiguracji i dostępnych sterowników może współpracować z różnymi systemami bazodanowymi.

To istotna cecha, ponieważ pozwala wykorzystać Base jako narzędzie dostępowe, podczas gdy właściwe dane przechowywane są przez osobny system zarządzania bazą danych.

LibreOffice Base a Microsoft Access

Base jest często przedstawiany jako alternatywa dla Microsoft Access, ponieważ oba programy pozwalają pracować z relacyjnymi bazami danych oraz tworzyć tabele, zapytania, formularze i raporty.

Nie oznacza to jednak, że są programami identycznymi.

Różnią się interfejsem, funkcjonalnością, sposobem działania oraz obsługiwanymi rozwiązaniami technicznymi.

Szczególnie istotne jest to, że nie należy zakładać pełnej zgodności istniejących baz Microsoft Access z LibreOffice Base. Migracja bardziej rozbudowanej aplikacji bazodanowej może wymagać dodatkowej pracy.

Jeżeli jednak dopiero tworzymy własną niewielką bazę i chcemy korzystać z rozwiązania dostępnego również w Linuksie, Base jest wart poznania.

Czy LibreOffice Base jest darmowy?

Tak. LibreOffice jest projektem open source i można korzystać z niego bez kupowania klasycznej licencji komercyjnego pakietu biurowego.

Ma to znaczenie nie tylko dla użytkowników domowych.

LibreOffice jest również wykorzystywany przez firmy, organizacje, szkoły i instytucje, choć oczywiście przed wdrożeniem konkretnego rozwiązania bazodanowego należy ocenić jego wymagania techniczne, bezpieczeństwo i sposób utrzymania danych.

LibreOffice Base w Linuksie

Base jest szczególnie interesujący z punktu widzenia użytkowników Linuksa.

Pozwala korzystać z graficznego narzędzia bazodanowego bez konieczności przechodzenia do Windows tylko po to, aby utworzyć prostą bazę danych.

W zależności od dystrybucji Base może być instalowany razem z całym pakietem LibreOffice albo jako osobny pakiet.

Szczegółowa metoda instalacji zależy od używanej dystrybucji.

Dla kogo jest LibreOffice Base?

Program może być dobrym rozwiązaniem przede wszystkim dla osób, które chcą nauczyć się podstaw relacyjnych baz danych albo stworzyć niewielką bazę na własne potrzeby.

Może zainteresować:

• użytkowników domowych,
• uczniów i studentów,
• małe organizacje,
• osoby prowadzące własne rejestry,
• użytkowników Linuksa,
• osoby uczące się SQL,
• użytkowników przechodzących z arkuszy do baz danych.

Base może być również bardzo dobrym środowiskiem edukacyjnym. Na jednej niewielkiej bazie można nauczyć się tabel, typów danych, kluczy, relacji, zapytań, formularzy oraz raportów.

Zalety LibreOffice Base

Do najważniejszych zalet programu zaliczyłbym:

• brak konieczności kupowania osobnej aplikacji bazodanowej,
• dostępność w pakiecie LibreOffice,
• działanie na różnych systemach operacyjnych,
• graficzny interfejs,
• tworzenie tabel i relacji,
• obsługę kwerend,
• tworzenie formularzy,
• przygotowywanie raportów,
• możliwość poznawania SQL,
• współpracę z zewnętrznymi źródłami danych.

Szczególnie ciekawa jest możliwość rozpoczęcia od prostej lokalnej bazy, a później stopniowego poznawania bardziej zaawansowanych zagadnień.

Ograniczenia LibreOffice Base

Base nie jest rozwiązaniem odpowiednim do każdego projektu.

Bardzo duże systemy, aplikacje obsługujące wielu użytkowników jednocześnie czy krytyczne systemy biznesowe wymagają odpowiednio zaprojektowanej architektury bazodanowej.

Sam Base nie powinien być wtedy traktowany jako zamiennik profesjonalnego serwera baz danych.

Dla początkującego użytkownika trudniejsza może być również sama koncepcja relacyjnych baz danych. Calc pozwala po prostu rozpocząć wpisywanie danych do komórek. W Base warto wcześniej zastanowić się nad strukturą tabel i relacji.

To jednak jednocześnie jedna z największych wartości edukacyjnych programu.

Czy warto korzystać z LibreOffice Base?

Tak, jeśli potrzebujemy niewielkiej bazy danych albo chcemy nauczyć się podstaw ich projektowania.

Base zajmuje ciekawe miejsce pomiędzy prostym arkuszem kalkulacyjnym a profesjonalnymi systemami bazodanowymi.

Dla osoby, która dotychczas przechowywała wszystkie informacje w Calc, poznanie Base może być kolejnym krokiem w nauce organizowania danych.

Nie każdy użytkownik LibreOffice będzie potrzebował Base. Writer i Calc należą do programów znacznie częściej używanych. Jeżeli jednak zaczynamy tworzyć coraz większe rejestry, powtarzamy te same informacje w wielu miejscach albo chcemy powiązać kilka zestawów danych, warto poznać możliwości relacyjnej bazy danych.

LibreOffice – więcej niż Writer i Calc

Base jest jednym z kilku programów tworzących pakiet LibreOffice.

W skład pakietu wchodzą między innymi:

Writer – edytor tekstu,
Calc – arkusz kalkulacyjny,
Impress – program do prezentacji,
Draw – program do grafiki i diagramów,
Base – program do baz danych,
Math – edytor formuł matematycznych.

Dzięki temu LibreOffice może być wykorzystywany nie tylko do pisania dokumentów czy wykonywania obliczeń, ale również do pracy z prezentacjami, grafiką, wzorami matematycznymi oraz bazami danych.